Få overblik over din indbakke
Det er rart når du åbner din indbakke og med det samme kan se hvad der er nyt, og hvad der kræver din opmærksomhed. Med nogle enkle vaner kan du opnå det overblik.
Fordelene ved en overskuelig indbakke
Når indbakken er overskuelig, sker der noget godt. Nye mails springer i øjnene i stedet for at drukne i gamle beskeder. Du slipper for den nagende følelse af at have glemt noget. Synkronisering mellem enheder kører hurtigere.
Det handler ikke om perfektion. Det handler om at give dig selv ro og overblik.
Inbox Zero som praktisk tilgang
Inbox Zero lyder måske ambitiøst, men det er en pragmatisk tilgang. Ideen er at behandle indbakken som en kø, ikke et arkiv.
Når du har læst og håndteret en mail, flytter du den ud af indbakken. Det kan være til en mappe, til arkiv, eller til papirkurven. Tilbage i indbakken er kun det der stadig venter på dig.
Husk
Indbakken er til nye og ubehandlede mails. Alt andet hører til andetsteds.
Et enkelt beslutningsflow
Når du åbner en mail, kan du vælge mellem fire handlinger. Ved at træffe beslutningen med det samme, undgår du at læse den samme mail flere gange:
Gør det nu - Kan du svare på under 2 minutter? Gør det med det samme, og flyt mailen til arkiv bagefter.
Deleger - Skal en anden håndtere det? Videresend med en kort besked.
Udskyd - Tager opgaven mere end 2 minutter? Flyt mailen til en handlingsmappe eller tilføj den til din opgaveliste.
Arkiver eller slet - Er mailen kun til orientering, eller er du færdig med den? Arkiver eller slet den.
Det vigtige er at mailen forlader indbakken efter du har truffet en beslutning.
Din daglige og ugentlige rutine
I stedet for at tjekke e-mail konstant, kan du sætte faste tidspunkter. Morgen, middag og sen eftermiddag er nok for de fleste. Ved hvert tjek gennemgår du nye mails, bruger beslutningsflowet, og afslutter med en overskuelig indbakke.
Tip
Overvej at slå notifikationer fra. Det gør det nemmere at behandle mails samlet i stedet for at blive afbrudt løbende.
Sæt også 15 minutter af en gang om ugen til at gennemgå dine handlings- og ventemapper. Flyt afsluttede sager til arkiv, følg op på sager hvor du mangler svar, og afmeld nyhedsbreve du ikke læser.
En enkel mappestruktur
Hold det simpelt. For de fleste er dette nok:
| Mappe | Indhold |
|---|---|
| Indbakke | Nye og ubehandlede mails |
| @Handling | Mails der kræver din handling |
| @Venter | Mails hvor du afventer svar fra andre |
| Arkiv | Alt du er færdig med, men vil gemme |
Du kan tilføje projektmapper hvis du har behov, men undgå en dyb mappestruktur. Få mapper gør det nemmere at finde det du leder efter. Mapper der starter med @ vises typisk øverst i listen, så dine handlingsmapper er nemme at finde.
Automatiske regler sparer tid
Brug filterregler til mails der ikke kræver din umiddelbare opmærksomhed. Nyhedsbreve kan flyttes automatisk til en "Læs senere"-mappe, kvitteringer til en "Kvitteringer"-mappe, og automatiske notifikationer fra systemer kan flyttes til en dedikeret mappe.
Se vores guide til opsætning af filterregler for at komme i gang.
Hold styr på det du venter på
Når du sender en mail hvor du forventer svar, kan du flytte den til en "@Venter"-mappe. Gennemgå denne mappe under din ugentlige gennemgang og følg op på sager der er gået i stå.
Faldgruber du kan undgå
Den mest almindelige faldgrube er at bruge indbakken som opgaveliste. Flyt i stedet opgaver til et opgaveværktøj eller en handlingsmappe. En anden faldgrube er at læse mails uden at handle på dem. Hvis du åbner en mail, så træf en beslutning med det samme.
Hold også mappestrukturen enkel. For mange mapper gør det sværere at finde mails igen. Og tør at arkivere. Med en god mappestruktur finder du det igen.