Vedhæftninger i e-mails

E-mail giver dig mulighed for at sende filer sammen med dine beskeder, men der er vigtige begrænsninger og overvejelser du bør kende til for at undgå problemer og give dine modtagere den bedste oplevelse.

Størrelsesgrænser og praktiske udfordringer

Selvom vores mailserver rent teknisk har en teoretisk grænse på 512 MB for vedhæftninger, er det ikke en grænse du nogensinde bør nå eller stræbe efter. I praksis vil du støde på problemer længe før du når denne grænse, da din e-mail skal passere gennem andre systemer på vejen til modtageren.

Det betyder at selvom du teknisk set kan sende en stor fil fra vores system, vil den sandsynligvis blive afvist når den når frem til modtagerens mailserver. Du vil typisk opleve andre problemer længe før du når vores teoretiske grænse.

Hvorfor e-mail ikke fungerer godt til store filer

E-mail blev designet til at sende tekstbeskeder, ikke store filer. Når du vedhæfter en fil til en e-mail, bliver den kodet med noget der hedder Base64, som øger filens størrelse med cirka 33%. En fil på 10 MB bliver altså til omkring 13 MB når den sendes som e-mail-vedhæftning.

Store e-mails skaber flere problemer. De tager længere tid at sende og modtage, især hvis du eller modtageren har en langsom internetforbindelse. Antivirus-programmer bruger også mere tid på at scanne store filer, hvilket kan forsinke leveringen betydeligt. Samtidig fylder store vedhæftninger hurtigt modtagerens postkasse op, og de kan gøre backup og synkronisering langsommere for alle parter.

På mobile enheder kan store vedhæftninger være særligt problematiske, da mange mobilabonnementer har begrænsninger på dataforbrug, og downloadhastigheden ofte er lavere end på computere.

Anbefalinger for vedhæftninger

For normale dokumenter anbefaler vi at holde vedhæftninger under 5 MB. Billeder bør komprimeres til under 2 MB hver, og hvis du sender flere filer sammen, så prøv at holde den samlede størrelse under 10 MB.

Du kan ofte reducere filstørrelserne betydeligt før du sender dem. For billeder kan du reducere opløsningen til 1920x1080 eller mindre og bruge JPEG-format i stedet for PNG til fotos. For dokumenter kan du komprimere PDF-filer og fjerne unødvendige billeder. Hvis du har flere små filer, kan du samle dem i en ZIP-fil, som ofte gør den samlede størrelse mindre.

Bedre alternativer til store filer

I stedet for at sende store filer som vedhæftninger, er det meget bedre at bruge cloud-tjenester til fildeling. Du kan uploade dine filer til tjenester som Google Drive, Dropbox, OneDrive eller iCloud og derefter dele et link til filen i din e-mail. På den måde kan modtageren downloade filen når det passer dem, og du undgår alle problemerne med store e-mail-vedhæftninger.

For hurtig fildeling uden at skulle oprette konti kan du bruge tjenester som WeTransfer, som tillader gratis upload af filer op til 2 GB. Filerne slettes automatisk efter 7 dage, så det er perfekt til midlertidige delinger. En anden mulighed er Send Anywhere, som bruger kode-baseret sikkerhed til direkte overførsel mellem enheder.

Almindelige problemer og løsninger

Hvis du får en fejlbesked om at e-mailen er for stor, skal du enten fjerne eller komprimere vedhæftningerne, dele store filer op i mindre dele, eller bruge cloud-deling i stedet. Nogle gange når e-mails med vedhæftninger slet ikke frem til modtageren. Det kan skyldes at modtagerens server afviser store e-mails, at antivirus blokerer filen, eller at forbindelsen bliver afbrudt under transmission. I sådanne tilfælde kan du prøve at sende en test-e-mail uden vedhæftning for at bekræfte at kommunikationen virker, og derefter bruge alternative delingsmetoder.

Hvis det tager meget lang tid at uploade eller downloade e-mail med vedhæftninger, kan det hjælpe at tjekke internetforbindelsen, komprimere filerne først, eller sende på tidspunkter hvor der er mindre netværkstrafik.

Det sker også at vedhæftninger forsvinder når e-mailen ankommer. Det kan skyldes at modtagerens antivirus har fjernet filen, at filtypen er blokeret af mailserveren, eller at filen var for stor og blev droppet undervejs. Hvis modtageren ikke kan åbne vedhæftningen, kan du prøve at sende filen i et mere almindeligt format eller komprimere den til en ZIP-fil.

Opsummering

E-mail-vedhæftninger er praktiske til små filer, men har betydelige begrænsninger når det kommer til større filer. For den bedste oplevelse bør du holde vedhæftninger små, bruge cloud-tjenester til store filer, og altid teste med små filer først hvis du er i tvivl.

Husk at selvom vores mailserver har en teoretisk grænse på 512 MB, er det modtagerens system der i praksis sætter begrænsningerne. Ved at følge disse anbefalinger undgår du frustrationer og giver dine modtagere en meget bedre oplevelse.